Interaction between the organizational context and ICT interventions: evidence from a public organization in Greece

Abstract

This exploratory and interpretive research examines the impact of Information and Communication Technologies (ICT) interventions in Public Administration through the lens of a Document Management System (DMS) implementation project in a Greek Ministry. Instead of adopting a technical rationality perspective, which would assume that the introduction of technology is a necessary and sufficient condition for the transformation of Public Organizations, this dissertation adopts a perspective of social constructivism, which emphasizes the thorough examination of the social context in which the interaction between actors and technology take place.A single case study design was the basis of the data collection process. Data were collected during a total of six years of fieldwork including participant observation, in-depth interviews and extracts of system logfile data. Grounded theory was used both for data analysis and theory building. As a result of an inductive thinking process two intertwined core themes emerged. The first theme, namely the breeding ground for the introduction of new ICTs is related to the contextual conditions and the organizational culture that facilitates or suspends the introduction of technology. The second theme, namely empowering individuals through ICT interventions reflects the dynamics of the conditions of acquired power that interact with ICT interventions and their long-term impact. Having as a starting point the culture and power organizational metaphors, the context-related findings of this research resulted in the construction of a theoretical framework, supplementing the existing literature on organizational culture and power with respect to ICT interventions and IT-enabled change. This framework shows how culture and power are at play in a context of high ambiguity, namely a context with a high degree of uncertainty, contradictions and confusion, shedding light to the specific contextual conditions related to authority, legitimacy, influence and respect, as well as the resulting singularities in how management and leadership are exercised. These empirically-grounded insights help explain the interplay of culture and power with ICT interventions both at a micro and the macro level. The findings of this research were compared to the existing literature to produce theoretical generalizations. These suggest that, within an organizational context of ambiguity, management may have limited capability to shape the organizational culture, which is desirable prior to an ICT intervention. In such environments, the interplay between the organizational conditions and culture, further enforces cultural rigidity, rendering the organization incapable to cope with a social context where digital transformation has a central role. Policy makers are advised to give themselves space and time to understand and appreciate the culture in the organization where they plan to make an intervention and place human actors at the center of any IT-related change attempt.

Η παρούσα διατριβή έχει σαν στόχο να βοηθήσει στην κατανόηση του ρόλου που διαδραματίζει το οργανωσιακό περιβάλλον στις παρεμβάσεις ΤΠΕ στο ελληνικό δημόσιο και να περιγράψει τον τρόπο με τον οποίο αλληλεπιδρούν με αυτό στο χώρο της δημόσιας διοίκησης. Συγκεκριμένα, επιδιώκει να εξηγήσει τον μηχανισμό με τον οποίο οι ιδιαίτερες συνθήκες του οργανωσιακού περιβάλλοντος επιδρούν στο αποτέλεσμα των τεχνολογικών παρεμβάσεων, καθώς επίσης και τον τρόπο με τον οποίο οι τελευταίες επηρεάζουν τη δυναμική ισχύος ανάμεσα στους εμπλεκόμενους. Για την άντληση εμπειρικών δεδομένων χρησιμοποιείται η μελέτη περίπτωσης ενός έργου υλοποίησης ενός Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων στο εσωτερικό ενός Φορέα της Κεντρικής Διοίκησης της Ελλάδας, το οποίο έλαβε χώρα κατά τα έτη 2012-2013. Ειδικότερα πραγματοποιήθηκε μία εθνογραφική μελέτη του εν λόγω φορέα με τη μέθοδο της εμπειρικά θεμελιωμένης θεωρίας (grounded theory method) με σκοπό την παραγωγή αναδυόμενης θεωρίας, η οποία έχει σκοπό να εμπλουτίσει την υπάρχουσα γνώση γύρω από τα πληροφοριακά συστήματα στην ελληνική δημόσια διοίκηση. Η ανάλυση των δεδομένων έγινε, σύμφωνα με την ερευνητική μέθοδο της εμπειρικά θεμελιωμένης θεωρίας, με την κωδικοποίηση των κειμένων των συνεντεύξεων σε αρχικούς κωδικούς, οι οποίοι ομαδοποιήθηκαν σε ενδιάμεσους κωδικούς κι αυτοί με τη σειρά τους σε κατηγορίες. Από τα παραπάνω ευρήματα κατασκευάστηκε ένα ολοκληρωμένο θεωρητικό πλαίσιο, το οποίο περιγράφει την αλληλεπίδραση ανάμεσα στο οργανωσιακό περιβάλλον και στις τεχνολογικές παρεμβάσεις. Το θεωρητικό αυτό πλαίσιο περιγράφει την ύπαρξη κάποιων συνθηκών για την άσκηση της αποκτηθείσας δύναμης και των διαστάσεων από τις οποίες αποτελείται, δηλαδή της εξουσίας, της νομιμότητας, της επιρροής και του σεβασμού. Οι εν λόγω συνθήκες σχετίζονται με τον χρονικό, χωρικό και σχετικό χαρακτήρα της δύναμης, καθώς και με τις αντικρουόμενες πηγές νομιμότητας. Οι συνθήκες αυτές δημιουργούν κάποια μοναδικά χαρακτηριστικά σε σχέση με την οργανωσιακή κουλτούρα, τα οποία σχετίζονται με το έλλειμμα ηγεσίας, την παροδική φύση της διοίκησης και τα αντικρουόμενα υπόβαθρα των διοικούντων. Αυτά τα τρία χαρακτηριστικά με τη σειρά τους συμβάλλουν σε μία περιορισμένη δυνατότητα της διοίκησης να διαμορφώσει την οργανωσιακή κουλτούρα. Οι τεχνολογικές παρεμβάσεις έχουν επίδραση πάνω στις συνθήκες για την άσκηση της δύναμης, όσο και στην οργανωσιακή κουλτούρα, παρόλα αυτά τόσο οι ίδιες οι τεχνολογικές παρεμβάσεις, όσο και οι μακροχρόνιες επιπτώσεις τους δέχονται μεγαλύτερη επίδραση απ’ ό,τι ασκούν. Τα παραπάνω φαινόμενα διαδραματίζονται μέσα σε ένα οργανωσιακό περιβάλλον ασάφειας που χαρακτηρίζει την ελληνική δημόσια διοίκηση. Το εννοιολογικό πλαίσιο που περιγράφηκε παραπάνω παρέχει μία νέα προοπτική έρευνας στο χώρο των πληροφοριακών συστημάτων, ο οποίος κυριαρχείται από μελέτες περιπτώσεων κυρίως εταιριών από χώρες της Δυτικής Ευρώπης και της Βόρειας Αμερικής. Η γνώση που προκύπτει από την παραγόμενη θεωρία είναι ότι οι άνθρωποι, μαζί με την κουλτούρα και τις αντιλήψεις τους, αποτελούν μία διάσταση που δεν θα πρέπει κανείς να αγνοεί ή να παραβλέπει πριν από μία τεχνολογική παρέμβαση. Τα έργα υλοποίησης πληροφοριακών συστημάτων δεν έχουν μεγάλες προοπτικές επιτυχίας και βιωσιμότητας όταν διεξάγονται μέσα σε οργανωσιακά περιβάλλοντα, μέσα στα οποία τα οφέλη και η αξία τους δε γίνονται αντιληπτά. Η παρούσα έρευνα αναδεικνύει το ρόλο που διαδραματίζει η εξουσία, η νομιμότητα, η επιρροή και ο σεβασμός, καθώς επίσης και τα μοναδικά χαρακτηριστικά που απορρέουν από τον τρόπο άσκησης της διοίκησης και της ηγεσίας. Αυτή η εμπειρικά θεμελιωμένη γνώση βοηθάει στην εξήγηση της αλληλεπίδρασης ανάμεσα στην κουλτούρα και τη δύναμη με τις τεχνολογικές παρεμβάσεις, τόσο σε βραχυπρόθεσμο, όσο και σε μακροπρόθεσμο επίπεδο. Σε πρακτικό επίπεδο, η παρούσα έρευνα καταλήγει συστήνοντας τους αρμόδιους για τη χάραξη πολιτικής να έχουν κατανοήσει και να εκτιμήσει πλήρως την οργανωσιακή κουλτούρα πριν από οποιαδήποτε τεχνολογική παρέμβαση. Επίσης σημαντικό είναι να κάνουν τους ίδιους τους εργαζόμενους κοινωνούς σε σχέση με τα πληροφοριακά συστήματα, αλλά και να εστιάσουν στο ταίριασμα ανάμεσα στο προφίλ και το ρόλο του κάθε ανθρώπου. Επίσης θα πρέπει να επενδύσουν σε δεξιότητες ηγεσίας αναφορικά με τις Τεχνολογίες Πληροφορικής και Επικοινωνιών και να αναγνωρίσουν τους πρωταθλητές για την αλλαγή. Τέλος, σημαντικό είναι να καλλιεργείται ένα κλίμα συνεργασίας ανάμεσα στην πληροφορική και τη διοίκηση και να αναβαθμιστεί ο ρόλος των Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών από απλή παρέμβαση σε καταλύτη.