Πρακτικές και στρατηγικές λιτής διαχείρισης (lean management) και εξοικονόμησης πόρων σε δημόσιες επιχειρήσεις

Abstract

In the last decade, the worldwide economic recession has created numerous challenges in the Public Sector of Greece, which in turn affect the sustainability of public enterprises. Overall, there is a high pressure to increase productivity and reduce operating costs. The need to adapt to the new environment is pushing public organizations to implement Lean Management strategies in accordance with Private Sector standards. However, the limited budget, public deficits and debts, bureaucratic culture, political dependence and lack of transparency present several issues. These pose a serious threat to successful implementation of Lean practices in the long – run. Lack of relevant research and dichotomous role of public service organization make this study special. On the one hand, they are subject to certain legislation and regulations while receiving public benefits and on the other hand they operate in a highly competitive environment. An additional contribution of this research is the establishment of a competent philosophy of Lean Management consistent with the special characteristics of public companies. Not only will this assist economic growth, but also the entire reform of the Greek Public Sector. Consequently, this challenge is being addressed by exploring and highlighting the best Lean practices and strategies, which are successfully being employed in Western countries with aim to reduce waste and increase organizational performance of public enterprises. The research method of this dissertation consists of a combination of primary and secondary data collection techniques. In particular, qualitative research and systematic literature review were undertaken to identify the most important Critical Success Factors (CSFs) for prosperous integration of Lean Management principles in the Public Sector. Additionally, quantitative research was employed on a sufficient sample of public employees in order to investigate the interaction effect of Change Management on the relationship between CSFs and successful Lean Transformation. Finally, the impact of Lean Management on Organizational Performance indicators are examined. Qualitative findings from top executives of Greek Public Power Corporation S.A. (PPC S.A.) showed that the implemented resource saving system does not produce desired outcomes. Although there are sufficient internal communication, change management team, and quality management practices, as well as business process reengineering towards new technologies (digital transformation), various pathogens prevent the smooth integration of Lean Management. These barriers concern lack of systematic training, engaged top management and Lean strategy, as well as the appearance of strong bureaucratic culture. Lack of transparency, dull business plans, and high levels of employee resistance to change also lead to high failure rates. Quantitative findings from a sample of 343 public employees of PPC S.A. and EYDAP S.A. illustrated that the most important CSFs that have a positive impact on successful Lean Transformation are Effective Communication, flexible Organizational Infrastructure, Customer Focus, Linking Lean to Suppliers, Business Plan and Vision, competent Change Management, Top Management Support and Commitment, Training and Education, as well as Selection of Staff. On the contrary, the existence of a bureaucratic Organizational Culture has a negative effect on successful integration of Lean Management. Furthermore, it was found that Change Management strengthens the positive relationship between Effective Communication, Organizational Infrastructure, Business Plan and Vision, Top Management Support and Commitment, Training and Education, as well as Lean Transformation. Finally, satisfactory organizational transformation towards Lean Management principles has a positive effect on Market, Environmental and Financial Performance. Based on the aforementioned, top management of public service organizations could promote an organizational learning culture in order to enforce acceptance to new organizational practices and working conditions. They could also be role-models of change with aim to motivate employees and effectively communicate the need for transformation towards Lean Management principles. Moreover, public organizations are recommended to establish efficient reward systems and training programs regarding Lean techniques. Last but not least, a comprehensive change program could raise awareness and inform employees about innovative work practices. Important limitations of this study are the utilization of a convenience sample and the strict focus on Greek public organizations operating in a competitive environment. Therefore, generalizations for the entire research population, including enterprises in the private and wider public sector, should be avoided. This is explained by the fact that they differ in terms of organizational culture, as well as structural and functional characteristics. Finally, several suggestions are made for future research, emphasizing the role of digital transformation and bureaucratic culture of public organizations on the successful implementation of Lean Management.

Η παγκόσμια αλλά και η εγχώρια οικονομική ύφεση της τελευταίας δεκαετίας έχει δημιουργήσει πολυάριθμες προκλήσεις στον Δημόσιο Τομέα της Ελλάδας και ιδιαίτερα στις δημόσιες επιχειρήσεις του. Συνολικά ο Δημόσιος Τομέας υφίσταται πιέσεις για αύξηση της παραγωγικότητας και της μείωσης του λειτουργικού του κόστους. Η ανάγκη προσαρμογής στα νέα δεδομένα ωθεί τις δημόσιες επιχειρήσεις προς την εφαρμογή στρατηγικών και πρακτικών εξοικονόμησης πόρων σύμφωνα με τα πρότυπα του Ιδιωτικού Τομέα. Παρόλα αυτά, ο περιορισμένος προϋπολογισμός, τα δημοσιονομικά ελλείμματα, η γραφειοκρατική κουλτούρα, η πολιτική εξάρτηση και η υπάρχουσα ακόμα έλλειψη διαφάνειας δυσχεραίνουν την όλη προσπάθεια. Γι’ αυτόν τον λόγο, υφίστανται υψηλά επίπεδα αποτυχίας εξοικονόμησης πόρων σε μακροχρόνιο επίπεδο. Η ανάγκη και η έλλειψη σχετικών ερευνών πάνω σε αυτό το πεδίο, καθώς και το εξαιρετικό ενδιαφέρον που παρουσιάζεται εξαιτίας του διττού ρόλου των δημοσίων επιχειρήσεων, που από τη μια μεριά πρέπει να ακολουθούν τη νομοθεσία του δημοσίου διατηρώντας ταυτόχρονα κάποια κοινωφελή χαρακτηριστικά και από τη άλλη να υποκείνται σε συνθήκες και κανόνες ισχυρού ανταγωνισμού, καθιστά τη συγκεκριμένη μελέτη ξεχωριστή. Επιπλέον βάση συνεισφοράς, αποτελεί η προσπάθεια εφαρμογής ικανής φιλοσοφίας διοίκησης των επιχειρήσεων αυτών, με όφελος την οικονομική ανάπτυξη και τη συνολική ανάταξη της Ελλάδας. Την πρόκληση αυτή λοιπόν, προσπαθεί να καλύψει η παρούσα διατριβή, διερευνώντας και αναδεικνύοντας τις κυριότερες στρατηγικές και πρακτικές μια ικανής προσέγγισης διοίκησης, που χρησιμοποιείται με επιτυχία σε μεγάλες ιδιωτικές εταιρείες της Δύσης, αυτής της Λιτής Διαχείρισης, με στόχο την μείωση των σπαταλών και την αύξηση της απόδοσης των δημοσίων επιχειρήσεων. Ο τρόπος που επιλέχθηκε για την εκπόνηση της, ήταν αρχικά η διεξαγωγή ποιοτικής έρευνας καθώς και η εκτεταμένη δευτερογενώς σχετικής βιβλιογραφικής επισκόπησης, με την οποία προσδιορίσθηκαν οι σπουδαιότεροι Κρίσιμοι Παράγοντες Επιτυχίας (CSFs) που οδηγούν σε επιτυχημένη ενσωμάτωση των αρχών εξοικονόμησης πόρων σε επιχειρήσεις του Δημόσιου Τομέα. Στη συνέχεια με διεξαγωγή ποσοτικής έρευνας σε ικανό δείγμα εργαζομένων, εξετάσθηκε η επίδραση της Διοίκησης Αλλαγών ως moderator στη σχέση μεταξύ των CSFs και του αποτελεσματικού μετασχηματισμού προς την Λιτή Διαχείριση. Τέλος διερευνήθηκε κατά πόσο η ύπαρξη αποτελεσματικής Λιτής Διαχείρισης ενισχύει τους δείκτες οργανωσιακής απόδοσης των δημόσιων επιχειρήσεων. Τα ευρήματα της ποιοτικής έρευνας που διεξήχθη σε ανώτερα/ ανώτατα στελέχη της ΔΕΗ Α.Ε. έδειξαν ότι το σύστημα εξοικονόμησης πόρων που εφαρμόζεται δεν παράγει τα επιθυμητά αποτελέσματα. Αν και υφίσταται επαρκής ενημέρωση και διαχείριση των αλλαγών, ανασχεδιασμός των επιχειρηματικών διαδικασιών προς τις νέες τεχνολογίες (ψηφιακός μετασχηματισμός) και ικανή διαχείριση ποιότητας, ωστόσο διάφορες παθογένειες εμποδίζουν την ομαλή ενσωμάτωση της Λιτής Διαχείρισης. Αυτές αφορούν την έλλειψη συστηματικής εκπαίδευσης, δέσμευσης ανώτατης διοίκησης και ενιαίας στρατηγικής, καθώς και την ύπαρξη έντονης γραφειοκρατικής νοοτροπίας. Το έλλειμα πλήρους διαφάνειας, η αδυναμία κατάρτισης κατάλληλων επιχειρηματικών πλάνων και η υψηλή αντίσταση των εργαζομένων στις αλλαγές εξίσου οδηγούν σε υψηλά ποσοστά αποτυχίας. Τα ευρήματα της ποσοτικής έρευνας σε 343 εργαζομένους της ΔΕΗ Α.Ε. και της ΕΥΔΑΠ Α.Ε. που είναι οι μεγαλύτερες δημόσιες επιχειρήσεις της Ελλάδας και με χαρακτηριστικά κοινής ωφέλειας, έδειξαν ότι σημαντικότεροι CSFs που επιδρούν θετικά στην αποτελεσματική ενσωμάτωση των αρχών Λιτής Διαχείρισης είναι η αμφίδρομη Επικοινωνία Έργου, η ευέλικτη Οργανωσιακή Δομή, η Εστίαση στον Πολίτη – Πελάτη και στους Προμηθευτές, η ύπαρξη Επιχειρηματικού Πλάνου και Οράματος, η ικανή Διοίκηση Αλλαγών, η Δέσμευση και Υποστήριξη της Ανώτατης Διοίκησης, η Εκπαίδευση και Κατάρτιση και η Επιλογή του κατάλληλου Προσωπικού. Αντιθέτως η ύπαρξη γραφειοκρατικής Οργανωσιακής Κουλτούρας επιδρά αρνητικά στην επιτυχημένη ενσωμάτωση της Λιτής Διαχείρισης. Παράλληλα διαπιστώθηκε, ότι η ύπαρξη ικανής Διοίκησης Αλλαγών είναι καίριας σημασίας δεδομένου ότι ενισχύει τη θετική σχέση ανάμεσα στην Αποτελεσματική Επικοινωνία, την Οργανωσιακή Δομή, την ύπαρξη Επιχειρηματικού Πλάνου και Οράματος, τη Δέσμευση και Υποστήριξη της Ανώτατης Διοίκησης, την Εκπαίδευση και Κατάρτιση, καθώς και την αποτελεσματική Λιτή Διαχείριση. Τέλος, ο επιτυχημένος μετασχηματισμός προς τις αρχές εξοικονόμησης πόρων επιδρά θετικά στην Απόδοση της Επιχείρησης στην Αγορά, την Περιβαλλοντική και Χρηματοοικονομική Απόδοση. Με βάση τα παραπάνω στοιχεία, οι διοικήσεις των δημόσιων επιχειρήσεων θα μπορούσαν να προωθήσουν μια κουλτούρα αλλαγής που να στοχεύει στη μάθηση, να αποτελούν οι ίδιες πρότυπο αλλαγής και να επικοινωνούν πιο αποτελεσματικά την ανάγκη μετασχηματισμού των επιχειρήσεων στους εργαζομένους τους. Στις δράσεις που επιπρόσθετα θα μπορούσαν να αναλάβουν για να βοηθήσουν την κατεύθυνση της ενσωμάτωσης της κουλτούρας της εξοικονόμησης και της βέλτιστης αξιοποίησης πόρων, είναι η δημιουργία ενός πλαισίου επιβράβευσης και συστηματικής κατάρτισης στις αρχές, μεθόδους και τεχνικές της Λιτής Διαχείρισης, συνοδευόμενου από την κατάρτιση ενός ολοκληρωμένου προγράμματος αλλαγής, που θα μπορούσε να ευαισθητοποιήσει και να ενημερώσει τους εργαζομένους σχετικά με την αναγκαιότητα των νέων πρακτικών εργασίας και να τους καταστήσει ενεργούς αρωγούς στην επιτυχημένη εφαρμογή της. Βασικοί περιορισμοί της παρούσας μελέτης είναι η αξιοποίηση ευκαιριακού δείγματος και η αυστηρή εστίαση σε ελληνικές δημόσιες επιχειρήσεις που λειτουργούν σε συνθήκες ανταγωνισμού. Επομένως, οποιεσδήποτε γενικεύσεις για ολόκληρο τον Δημόσιο Τομέα, καθώς και για επιχειρήσεις του ιδιωτικού τομέα καλό θα ήταν να αποφεύγονται, δεδομένου ότι διαφέρουν ως προς τα δομικά και λειτουργικά χαρακτηριστικά τους, καθώς και ως προς την οργανωσιακή τους κουλτούρα. Μερικές από τις προτάσεις για μελλοντική έρευνα που διατυπώνονται εστιάζουν στην διερεύνηση της επίδρασης του ψηφιακού μετασχηματισμού, καθώς και της γραφειοκρατίας στην επιτυχημένη ενσωμάτωση της Λιτής Διαχείρισης στους δημόσιους οργανισμούς.