Information systems in HRM as a strategic tool for competitive advantage in business administration

Abstract

Our era is characterized by intense competition, rapid technological change, globalization of the economy. In this environment, businesses must face the challenges of modern market conditions by improving their efficiency, increasing their efficiency and productivity, reducing their operating costs, in order to survive and with the ultimate aim of maximizing their profits. Businesses now rely heavily on information and communication technologies and sophisticated information systems to be competitive and to offer their products and services. What role do Information Systems play in Human Resources Management, how do they transform “business” and what is their relationship to business performance? Research and studies have been conducted around this issue which have shown that the benefits of the companies from the use of an integrated Information System in Human Resource Management, are the reduction of operating costs, the optimization of business processes, the saving of resources and finally the increase its productivity and profitability. Research by Wiklund and Shepherd (2003) showed that knowledge-based resources are positively related to business performance. Shang and Seddon (2002) propose a multidimensional, detailed framework for categorizing the benefits that a company derives from the use of Human Resources Management Information Systems (HRMIS). The existence of such an integrated information system facilitates a company to operate with as few errors as possible, to avoid inconvenience and possible burdens, while its customer service is done more correctly, more directly and more quickly. Kaplan and Norton (1996) argued that companies need specific management and control systems in order to remain competitive, especially in terms of intangible assets (e.g. labor force, infrastructure, technology). Papastathopoulos (2009) states that in the business world balances are directly affected by the development and application of new technologies, pushing entrepreneurs to find new ones, or to develop and adapt existing business models-balance points. The basic problem to the solution of which the researcher wants to contribute by the dissertation research is formulated in the following question: By implementing Human Resources information systems, companies are able to eliminate production processes that do not add value and transfer this benefit to their customers, employees and shareholders? (Athanasopoulos, 2001:125). When geographical borders are abolished, new information and communication technologies are introduced and markets are liberalized, the proper organization and use of new technologies seems to be the competitive advantage of enterprises (Jones and Tilley, 2003:17). Information Technology (IT) is the one that shows the way to the internationalization of a business, where a prerequisite for access to global commercial markets is the complete design and management of information systems (Levy and Powell, 2005:1) and it is information systems that provide the means of obtaining information in order to make more efficient and competitive business management (Levy and Powell, 2000). Businesses with the application of modern information technologies, such as integrated business systems (HRMIS), gain a valuable ally in their effort to survive but also to succeed (Spathis and Constantinides, 2004). HRMIS systems are now an essential tool to keep businesses competitive in a new business environment, while also offering the opportunity to reorganize their operations and update both their information systems and practices. There was, however, several years ago, a controversy in a United Kingdom survey of the small and medium-sized enterprises carried out in 2000 (Management Services, 2000:6), which revealed that more than half of companies considered that the Internet (which then offered far fewer services) and IT had absolutely no effect on their businesses. Although there are many academic discussions about business process management (BPM) and the stable performance relationship, the literature does not provide constructive information on how the adoption of Information and Communication Technology (ICT) affects the performance of BPM. As a result, the researcher decided to conduct a study on the relationship “Adoption of HRMIS-HRM performance”. The research part of the thesis is implemented through targeted field research with a questionnaire. The selection of companies was made from the catalog of S.E.V., in conjunction with the list of largest companies based on turnover, Greek enterprises. An attempt was made to include as many sectors as possible in the survey sample from as many geographical areas of Greece. Large enterprises were mainly included. In particular, questionnaires were sent to companies that had installed HRΜS systems. Each company was asked to answer the questionnaire by an IT professional and management executives. The data analysis of this research and evaluation of the HRM demonstrates the ever-increasing interest and importance of financial and non-financial indicators in assessing its performance. Based on the critical literature review of HRM's measurement and evaluation systems and methodologies and its approach to this paper as a business strategy, which helps to achieve a competitive advantage, the Balanced Scorecard (BSC) is considered an appropriate methodology for measuring and evaluating the strategic performance of HRMIS. In conclusion, the findings of the studies in this thesis are applied to organizations seeking to improve their performance in HRM through HRMIS-enabled HR practices. Therefore, organizations planning to review and update the HRM of their business processes are informed by this study that adopting an appropriate HRMIS, specifically a performance management system (PMS), will be critical to their success. The aim of this study is to investigate the extent to which the use of information systems can contribute to the improvement of business performance and through the primary research in a sample of businesses, to ascertain how the two concepts are connected to each other. To achieve this purpose this research attempts to prove that there is a correlation between the adoption of Information and Communication Technology (ICT) in Business Management (BPM). The ultimate goal is to highlight the strategic role of HRMS in the performance of HRM and to demonstrate their importance for the operation of the business, providing yet another argument against the position that devalues HR Information Systems and downgrades them to common technological products. Through the theoretical approach of information systems, business performance, critical overview and recording of empirical studies we will come up with the research method for this study. Human resources are the “heart”, the center of business and the success of an organization depends on the effectiveness of its management (Nguyen et al., 2007).In the context of today's globalized economic environment, the importance of the role played by Human Resources Management information systems in the performance of enterprises is highlighted. In other words, businesses need to focus on Human Resources Management by adopting Information Systems (HRMIS) in order to maintain and / or increase their market share. Through this they will be able to have long-term performance.

Η εποχή μας χαρακτηρίζεται από έντονο ανταγωνισμό, ταχύτατες τεχνολογικές αλλαγές, παγκοσμιοποίηση της οικονομίας. Μέσα σ’ αυτό το περιβάλλον οι επιχειρήσεις πρέπει να αντιμετωπίσουν τις προκλήσεις των συνθηκών της σύγχρονης αγοράς, βελτιώνοντας την αποτελεσματικότητά τους, αυξάνοντας την αποδοτικότητά και παραγωγικότητά τους, μειώνοντας το κόστος λειτουργίας τους, για να μπορέσουν να επιβιώσουν και με απώτερο σκοπό τη μεγιστοποίηση των κερδών τους. Οι επιχειρήσεις στηρίζονται πλέον σε μεγάλο βαθμό στις τεχνολογίες πληροφορικής και επικοινωνιών και σε εξελιγμένα πληροφοριακά συστήματα, για να είναι ανταγωνιστικές και να προσφέρουν τα προϊόντα και τις υπηρεσίες τους. Ποιο ρόλο διαδραματίζουν τα πληροφοριακά συστήματα στη Διοίκηση Ανθρωπίνου Δυναμικού, πως μετασχηματίζουν το «επιχειρείν» και ποια είναι η σχέση τους με τις επιδόσεις των επιχειρήσεων; Γύρω από αυτό το θέμα έχουν γίνει έρευνες και μελέτες οι οποίες έδειξαν, ότι τα οφέλη της επιχείρησης από τη χρήση ενός ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος στη Διοίκηση Ανθρωπίνου Δυναμικού, είναι η μείωση του κόστους λειτουργίας, η βελτιστοποίηση των επιχειρησιακών διαδικασιών, η εξοικονόμηση πόρων και τέλος η αύξηση της παραγωγικότητας και της κερδοφορίας της. Σε έρευνα που έκαναν οι Wiklund και Shepherd (2003), έδειξαν ότι οι πόροι που βασίζονται στη γνώση, είναι που σχετίζονται θετικά με την απόδοση της επιχείρησης. Οι Shang και Seddon (2002), προτείνουν ένα πολυδιάστατο, λεπτομερές πλαίσιο κατηγοριοποίησης των ωφελειών που αποκομίζει η επιχείρηση από την χρήση πληροφοριακών συστημάτων Ανθρωπίνου Δυναμικού. Η ύπαρξη ενός τέτοιου ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος, διευκολύνει μια επιχείρηση στο να λειτουργήσει με όσο το δυνατό λιγότερα λάθη, να αποφεύγεται η ταλαιπωρία και οι πιθανές επιβαρύνσεις, ενώ η εξυπηρέτηση των πελατών της γίνεται πιο σωστά, πιο άμεσα και πιο γρήγορα. Οι Kaplan και Norton (1996), υποστήριξαν ότι οι επιχειρήσεις προκειμένου να μείνουν ανταγωνιστικές χρειάζονται συγκεκριμένα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου, κυρίως όσο αφορά στα άυλα περιουσιακά στοιχεία (π.χ. εργατικό δυναμικό, υποδομές, τεχνολογία). O Παπασταθόπουλος (2009), αναφέρει, ότι στον επιχειρηματικό κόσμο οι ισορροπίες προσβάλλονται άμεσα από την ανάπτυξη και εφαρμογή των εκάστοτε νέων τεχνολογιών ωθώντας τους επιχειρηματίες στην εξεύρεση νέων, ή στην εξέλιξη και προσαρμογή υφιστάμενων επιχειρησιακών μοντέλων-σημείων ισορροπίας. Το βασικό πρόβλημα στη λύση του οποίου θέλει να συμβάλει ο ερευνητής με την έρευνα της διατριβής του διατυπώνεται στο ακόλουθο ερώτημα: με την εφαρμογή πληροφοριακών συστημάτων Ανθρωπίνου Δυναμικού οι επιχειρήσεις είναι σε θέση να εξαλείψουν τις παραγωγικές διαδικασίες, που δεν προσθέτουν αξία και να μεταφέρουν αυτό το όφελος στους πελάτες, τους εργαζομένους και τους μετόχους τους; (Αθανασόπουλος, 2001:125). Όταν τα γεωγραφικά σύνορα καταργούνται, νέες τεχνολογίες πληροφορικής και επικοινωνίας εισάγονται και οι αγορές απελευθερώνονται, η ορθή οργάνωση και χρήση των νέων τεχνολογιών φαίνεται να αποτελούν το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα των επιχειρήσεων (Jones and Tilley, 2003:17). Η πληροφορική είναι αυτή που δείχνει τον δρόμο προς την διεθνοποίηση μιας επιχείρησης, όπου αναγκαστική προϋπόθεση πρόσβασης στις παγκόσμιες εμπορικές αγορές είναι ο άρτιος σχεδιασμός και διοίκηση των πληροφοριακών συστημάτων (Levy and Powell, 2005:1) και τα πληροφοριακά συστήματα είναι αυτά που παρέχουν το μέσο απόκτησης πληροφοριών για την αποτελεσματικότερη και ανταγωνιστικότερη διαχείριση της επιχείρησης (Levy and Powell, 2000). Οι επιχειρήσεις με την εφαρμογή σύγχρονων τεχνολογιών της πληροφορικής, όπως ολοκληρωμένων επιχειρησιακών συστημάτων (HRMS), αποκτούν έναν πολύτιμο σύμμαχο στην προσπάθειά τους να επιβιώσουν αλλά και να πετύχουν (Spathis and Constantinides, 2004). Τα συστήματα HRMS αποτελούν σήμερα ένα απαραίτητο εργαλείο για να παραμείνουν οι επιχειρήσεις ανταγωνιστικές σε ένα νέο επιχειρηματικό περιβάλλον προσφέροντας επίσης την ευκαιρία να αναδιοργανώσουν τις δραστηριότητές τους και να ανανεώσουν τόσο τα πληροφοριακά τους συστήματα τους όσο και τις πρακτικές τους. Υπήρξε, πριν από αρκετά όμως χρόνια, και αντίλογος, σε μια έρευνα του Ηνωμένου Βασιλείου για το κλάδο των ΜΜΕ που έλαβε χώρα το 2000 (Management Services, 2000: 6), η οποία αποκάλυψε ότι περισσότερες από τις μισές επιχειρήσεις θεωρούσαν, ότι το Διαδίκτυο (το οποίο προσέφερε τότε πολύ λιγότερες υπηρεσίες) και η Πληροφορική δεν είχαν κανένα απολύτως αποτέλεσμα στις επιχειρήσεις τους. Παρόλο που υπάρχουν πολλές ακαδημαϊκές συζητήσεις σχετικά με τη διαχείριση επιχειρηματικών διαδικασιών (BPM) και τη σταθερή σχέση απόδοσης, η βιβλιογραφία δεν παρέχει εποικοδομητικές πληροφορίες για το πώς η υιοθέτηση της τεχνολογίας πληροφοριών και επικοινωνιών (ΤΠΕ) επηρεάζει την απόδοση του BPM. Ως αποτέλεσμα, ο ερευνητής αποφάσισε να πραγματοποιήσει μια μελέτη σχετικά με τη σχέση «Υιοθέτηση HRMS-απόδοση HRM»Το ερευνητικό μέρος της διατριβής υλοποιείται μέσω στοχευμένης έρευνας πεδίου με ερωτηματολόγιο. Η επιλογή των επιχειρήσεων έγινε από τον κατάλογο του Σ.Ε.Β, σε συνδυασμό με τη λίστα των μεγαλύτερων με βάση τον κύκλο εργασιών, ελληνικών επιχειρήσεων. Έγινε προσπάθεια να συμπεριληφθούν στο δείγμα της έρευνας οι περισσότεροι κλάδοι από όσο το δυνατόν περισσότερες γεωγραφικές περιοχές της Ελλάδας. Συμπεριλήφθηκαν κατά κύριο λόγο μεγάλες επιχειρήσεις. Συγκεκριμένα στάλθηκαν ερωτηματολόγια στις επιχειρήσεις οι οποίες είχαν εγκαταστήσει συστήματα HRMS. Σε κάθε επιχείρηση ζητήθηκε να απαντηθεί το ερωτηματολόγιο από επαγγελματία της πληροφορικής (IT Professional) και διοικητικά στελέχη. Η ανάλυση των δεδομένων αυτής της έρευνας και αξιολόγησης του HRM αποδεικνύει το συνεχώς αυξανόμενο ενδιαφέρον και τη σπουδαιότητα των χρηματοοικονομικών και μη χρηματοοικονομικών δεικτών για την αξιολόγηση της επίδοσής του. Με βάση την κριτική βιβλιογραφική επισκόπηση των συστημάτων και μεθοδολογιών μέτρησης και αξιολόγησης του HRM και την προσέγγισή του στην παρούσα εργασία ως μια επιχειρηματική στρατηγική, η οποία βοηθάει στην επίτευξη ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος, η Ισοσταθμισμένη Κάρτα Βαθμολόγησης (Balanced Scorecard, BSC) κρίνεται κατάλληλη μεθοδολογία μέτρησης και αξιολόγησης της στρατηγικής επίδοσης του HRMS.Συμπερασματικά, τα ευρήματα των μελετών σε αυτή τη διατριβή εφαρμόζονται σε οργανισμούς που επιδιώκουν βελτίωση της απόδοσής τους στο HRM μέσω HRMS με δυνατότητα HR. Επομένως, οι οργανισμοί που σκοπεύουν να επανεξετάσουν και να ανανεώσουν το HRM των επιχειρηματικών διαδικασιών τους ενημερώνονται από αυτήν τη μελέτη ότι η υιοθέτηση ενός κατάλληλου HRMS, συγκεκριμένα ενός συστήματος διαχείρισης επιδόσεων (PMS) θα είναι κρίσιμο για την επιτυχία τους. Σκοπός της παρούσας έρευνας είναι να διερευνήσει το βαθμό στον οποίο μπορεί η χρήση των πληροφορικών συστημάτων να συμβάλλει στη βελτίωση της επίδοσης των επιχειρήσεων και μέσα από την πρωτογενή έρευνα σε δείγμα επιχειρήσεων, να εξακριβώσουμε πως οι δύο έννοιες συνδέονται μεταξύ τους. Για την επίτευξη αυτού του σκοπού η παρούσα έρευνα επιχειρεί να αποδείξει ότι υπάρχει συσχέτιση μεταξύ της υιοθέτησης της Τεχνολογίας Πληροφοριών και Επικοινωνιών (ΤΠΕ) στη Διοίκηση Επιχειρήσεων (BPM). Απώτερος σκοπός είναι να αναδείξει το στρατηγικό ρόλο του HRMS στην απόδοση των HRM και να καταδείξει τη σημαντικότητά τους για τη λειτουργία της επιχείρησης, παραθέτοντας ακόμη ένα επιχείρημα κατά της θέσης εκείνης που απαξιώνει τα Πληροφοριακά Συστήματα Ανθρωπίνου Δυναμικού και τα υποβαθμίζει σε κοινότυπα τεχνολογικά προϊόντα. Μέσα από τη θεωρητική προσέγγιση των πληροφορικών συστημάτων, τις επιδόσεις των επιχειρήσεων, την κριτική επισκόπηση και καταγραφή εμπειρικών μελετών θα καταλήξουμε στην ερευνητική μέθοδο για την παρούσα μελέτη. Το ανθρώπινο δυναμικό αποτελεί την «καρδιά», το κέντρο της επιχειρηματικής δραστηριότητας και η επιτυχία ενός οργανισμού εξαρτάται από την αποτελεσματικότητα της διοίκησης του (Nguyen et al., 2007).Στο πλαίσιο του σημερινού παγκοσμιοποιημένου οικονομικού περιβάλλοντος αναδεικνύεται η σημαντικότητα του ρόλου που διαδραματίζουν τα πληροφοριακά συστήματα διοίκησης Ανθρωπίνου Δυναμικού στις επιδόσεις των επιχειρήσεων. Οι επιχειρήσεις, δηλαδή, πρέπει να επικεντρωθούν στη Διοίκηση Ανθρωπίνου Δυναμικού με την υιοθέτηση Πληροφοριακών συστημάτων (HRMS) προκειμένου να διατηρήσουν και/ή να αυξήσουν το μερίδιό τους στην αγορά. Μέσω αυτού θα μπορέσουν να έχουν μακροπρόθεσμη επίδοση.